PRO NỘI BỘ – VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Nhiều Doanh nghiệp đã thành công trong việc ứng dụng PR nội bộ (internal PR) nhằm xây dựng văn hóa Doanh nghiệp, tạo sức mạnh bó đũa trong cạnh tranh.
PR nội bộ được hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ Doanh nghiệp. PR nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong Doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn Doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển Doanh nghiệp.

Gần đây, tại cuộc trao đổi với Ông Steve Chang, người được mệnh danh là Bill Gate Châu Á, Chủ tập đoàn Trend Micro của Đài Loan trong chương trình Người Đương Thời phát sóng trên VTV1, Ông đã có chia sẻ kinh nghiệm của mình trong việc xây dựng quan hệ với nhân viên. Theo Ông, trong quá trình kinh doanh, đặc biệt trong lúc kinh doanh khởi nghiệp thường gặp nhiều khó khăn, các chủ Doanh nghiệp cần phải chia sẻ những hoài bão, ước mơ của mình và kế hoạch thực hiện những hoài bão đó với các thành viên trong công ty để mọi người cùng chung sức cố gắng.

Công tác truyền thông trong nội bộ Doanh nghiệp là rất quan trọng. Trong rất nhiều Doanh nghiệp sự liên kết lỏng lẻo giữa các phòng ban dẫn tới việc phòng Marketing vì mục tiêu doanh số đã đưa ra rất nhiều hứa hẹn với khách hàng trong khi bộ phận thực hiện không thể đáp ứng được, đặc biệt là về mặt tiến độ thực hiện và rồi khi khách hàng phàn nàn thì lại đổ lỗi cho nhau ảnh hưởng tới uy tín của Doanh nghiệp. PR nội bộ sẽ làm nhiệm vụ chuyển tải những thông tin về mục tiêu, kế hoạch thực hiện của Doanh nghiệp tới các nhân viên đồng thời gắn kết các bộ phận liên quan, biểu dương và điều chỉnh kịp thời những sai sót và bất hợp lý trong quá trình thực hiện.

PR nội bộ cũng kết hợp với các bộ phận khác trong Doanh nghiệp như bộ phận Nhân sự, bộ phân công đoàn trong việc tổ chức các hoạt động đa dạng và phong phú cho các thành viên, góp phần xây dựng những nét văn hóa đẹp trong Doanh nghiệp. Hình thức tổ chức các hoạt động này rất đa dạng và mang đầy tính sáng tạo của từng Doanh nghiệp, có thể là các giải thi đấu thể thao, liên hoan văn nghệ, các buổi đi dã ngoại, các khóa đào tạo về kỹ năng làm việc theo nhóm, những cuộc thi, Tổ Chức Teambuilding, …

Nếu thăm trang web của công ty FPT thì có thể thấy trong phần Văn hóa Doanh nghiệp có rất nhiều “lễ hội tiêu biểu” của FPT như: kỉ niệm thành lập công ty, hội làng, lễ sắc phong trạng nguyên, lễ tổng kết năm kinh doanh, giải bóng đá… mà như Ông Trương Gia Bình – Tổng Giám đốc của FPT đã nói : “Môi trường văn hóa, tài sản lớn nhất bên trong FPT, là điểm mạnh để Công ty thu hút nhân tài, tạo đà cho việc tiến tới một tập đoàn hàng đầu trong khu vực”.

PR nội bộ góp phần rất quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển hình ảnh của Doanh nghiệp. Có một điều mà Doanh nghiệp ít để ý tới là mỗi thành viên trong Doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của Doanh nghiệp đó. Bởi vậy, các thành viên trong Doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của Doanh nghiệp. Việc sử dụng “sức mạnh bó đũa” sẽ mang lại hiệu quả về mặt dài hạn và tiết kiệm rất nhiều chi phí khi xây dựng văn hóa và hình ảnh Doanh nghiệp.

Khách hàng nước ngoài thường nói về việc các sản phẩm xuất khẩu của Việt Nam, đặc biệt là các sản phẩm thủ công mỹ nghệ thường trong tình trạng những lô hàng đầu thì chất lượng tốt, càng về sau chất lượng càng kém và không đồng đều. Trên thực tế, việc truyền thông nội bộ là rất quan trọng để từng thành viên trong Doanh nghiệp nhận thức được vai trò của mình trong việc làm ra các sản phẩm có chất lượng tốt nhằm giữ uy tín với khách hàng.
Trong cuộc hội thảo về chủ đề xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản, một Giám đốc Doanh nghiệp xuất khẩu của Việt Nam đã chia sẻ, khách hàng người Nhật sau khi thăm cơ sở sản xuất của Doanh nghiệp đã đặt câu hỏi : “hình như công nhân của Ông không yêu công việc của họ thì phải ?”. Ông rất ngạc nhiên và hỏi : “Tại sao Ông lại nghĩ như vậy ?” thì người khách hàng kia trả lời “Tôi thấy khi hết giờ, công nhân khi ra về không thu dọn gọn gàng lại dụng cụ của họ. Điều đó chứng tỏ họ không hết lòng với công việc”. Như chúng ta thấy, người Nhật xây dựng được uy tín về chất lượng sản phẩm của họ với khách hàng trên thế giới bằng nhiều cách, trong đó bao gồm cả việc cho khách hàng thấy là khi làm việc từng thành viên trong Doanh nghiệp đều “Đam mê sự hoàn hảo” như là khẩu hiệu của Toto – một công ty của Nhật đã đưa ra.

Cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của Doanh nghiệp. Bản tin nội bộ có thể in và phát hành hàng tháng cho các thành viên trong nội bộ Doanh nghiệp, các khách hàng và các đối tác hoặc có thể làm dưới hình thức bản tin điện tử. Thông qua bản tin nội bộ, các Doanh nghiệp thiết lập cho mình kênh thông tin tập trung và chuyên nghiệp. Khi đọc bản tin nội bộ của các Doanh nghiệp, chúng ta sẽ thấy các vấn đề “Văn hóa Doanh nghiệp” được thể hiện một cách rất sinh động và gần gũi. Việc đặt tên cho các bản tin nội bộ cũng rất sáng tạo, có Doanh nghiệp đặt tên cho bản tin nội bộ là “Ra khơi”, Doanh nghiệp khác đặt tên là “Thế giới trẻ”.
PR nội bộ và xây dựng văn hóa tại các Doanh nghiệp tại Việt Nam cũng mang những nét rất đặc thù. Giám đốc một Doanh nghiệp Đan Mạch khi chia sẻ việc kinh doanh tại Việt Nam với phái đoàn Doanh nghiệp Đan Mạch sang thăm và tìm hiểu cơ hội đầu tư đã cho biết “khi quản lý và làm việc với nhân viên Việt Nam, việc hiểu về hoàn cảnh gia đình họ, biết về những người thân của họ là rất cần thiết và quan trọng”.

Một trong những điều làm nên sức mạnh và lợi thế của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ là do quy mô nhỏ nên người lãnh đạo Doanh nghiệp có thể quan tâm được tới từng thành viên trong Công ty. Đối với nhân viên, có được một lời khen ngợi hoặc chia sẻ từ người lãnh đạo là việc hết sức có ý nghĩa và có giá trị không kém so với những những quyền lợi vật chất. Người nhân viên thường nói quan tâm đến môi trường làm việc trong Doanh nghiệp bên cạnh tiền lương, ở đây quan hệ với sếp trong Doanh nghiệp đóng một vai trò rất quan trọng trong việc đánh giá về môi trường làm việc tại Công ty. Khi một người nhân viên, say sưa kể với bạn bè về các sếp của họ đã vô tình truyền sang bạn bè những cảm tình đặc biệt về Doanh nghiệp đó.

Quan tâm đến PR nội bộ là đầu tư cho sự phát triển bền vững của Doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh, giúp Doanh nghiệp vượt qua những thời kỳ khó khăn. Như lời của một chủ Doanh nghiệp đã tâm sự : “Đã có lúc Doanh nghiệp của tôi tưởng chừng không thể vượt qua giai đoạn khó khăn đó, nhưng chúng tôi có những nhân viên tốt và tâm huyết với Công ty vì thế mà chúng tôi đã thành công”

Tổ Chức Teambuilding cũng là một phần rất quan trọng trong PR nội bộ – giúp những cá nhân trong doanh nghiệp gắn kết, sẽ chia cùng nhau.